ExcelにPDFファイルを挿入しようとして、
「この画像は表示できません」
と表示され、PDFを挿入できないことがあります。
これは、PDFをJPGやPNGなどと同じ「画像」として挿入しようとしていることが原因です。
PDFファイル自体をExcelに入れたい場合は、画像ではなく**「オブジェクト」**として挿入します。
この記事では、ExcelにPDFファイルを挿入する正しい方法を紹介します。
PDFを「画像」として挿入すると表示できない
Excelでは、
「挿入」→「画像」→「このデバイス」
からパソコンに保存されている画像を挿入できます。
JPGやPNGなどの画像であれば、この方法で問題ありません。
しかし、PDFはJPGやPNGのような画像ファイルではありません。
そのため、PDFファイルを画像として挿入しようとすると、正常に表示できず「この画像は表示できません」などと表示されることがあります。
PDFファイル自体をExcelに入れたい場合は、「画像」ではなく「オブジェクト」として挿入します。
ExcelにPDFを挿入する方法
それでは、実際にPDFファイルをExcelに挿入してみます。
1．「挿入」から「オブジェクト」を開く
PDFを挿入したいExcelファイルを開きます。
上部メニューから、
「挿入」→「テキスト」→「オブジェクト」
を選択します。
※Excelのバージョンや画面サイズによって、メニューの表示方法が異なる場合があります。
2．挿入するPDFファイルを選択する
「オブジェクトの挿入」画面が表示されたら、
「ファイルから作成」
を選択します。
続いて「参照」をクリックし、Excelに挿入したいPDFファイルを選択します。
PDFを選択したら「OK」をクリックします。
これでPDFファイルをExcelに挿入できます。
挿入したPDFはダブルクリックで開ける
オブジェクトとして挿入したPDFは、単なる画像ではありません。
Excel上に挿入されたPDFをダブルクリックすると、PDFを開くことができます。
そのため、
「Excelファイルの中に関連するPDF資料も一緒に入れておきたい」
といった使い方に向いています。
PDFの中身をExcel上で編集するための機能ではなく、PDFファイルそのものをExcelに埋め込む機能と考えると分かりやすいです。
PDFをアイコンで表示することもできる
PDFの内容を大きく表示する必要がない場合は、アイコンとして挿入することもできます。
「オブジェクトの挿入」画面でPDFを選択するときに、
「アイコンで表示」
にチェックを入れます。
これでExcel上にはPDFのアイコンが表示されます。
アイコンをダブルクリックすればPDFを開けるので、Excelのレイアウトを崩したくない場合はこちらの方法が使いやすいです。
PDFをオブジェクトとして挿入する場合の注意点
オブジェクトとして挿入したPDFは、JPGやPNGなどの通常の画像とは扱いが異なります。
サイズを変更することはできますが、Excel上でPDFそのものを編集するための機能ではありません。
また、PDFをExcelファイル内に埋め込むため、PDFの容量によってはExcelファイル自体の容量も大きくなります。
複数の大きなPDFを挿入する場合は注意してください。
Microsoft公式でも、ExcelにPDFなどのファイルをオブジェクトとして挿入する方法が案内されています。
Microsoft公式：Excelワークシートにオブジェクトを挿入する
補足：PDFの内容を「画像」として使いたい場合
ここまで紹介した方法は、PDFファイル自体をExcelに挿入する方法です。
一方、
「PDFの一部分だけExcelに貼りたい」
「PDFの内容をトリミングしたい」
「普通の画像として扱いたい」
という場合は、PDFをオブジェクトとして挿入する必要はありません。
PDFを開いた状態でExcelの、
「挿入」→「スクリーンショット」
を使用して、PDFの画面を画像として取り込む方法があります。
必要な部分だけ取り込みたい場合は「画面の領域」を使用します。
この方法なら、取り込んだものは通常の画像になるため、Excel上でトリミングやサイズ変更などができます。
つまり、
| やりたいこと | 方法 |
|---|---|
| PDFファイル自体をExcelに入れたい | オブジェクトとして挿入 |
| PDFをExcelから開けるようにしたい | オブジェクトとして挿入 |
| PDFをアイコンとして配置したい | オブジェクト＋アイコンで表示 |
| PDFの内容だけを画像として載せたい | スクリーンショット |
| PDFの一部分だけ載せたい | スクリーンショットの「画面の領域」 |
まとめ
ExcelにPDFを挿入しようとして「この画像は表示できません」と表示される場合は、PDFを通常の画像として挿入しようとしていないか確認してください。
PDFファイル自体をExcelに入れたい場合は、
「挿入」→「テキスト」→「オブジェクト」→「ファイルから作成」
からPDFを選択します。
PDFはJPGやPNGなどとは異なるため、通常の「画像」としてではなく、「オブジェクト」として挿入するのがポイントです。
一方、PDFの内容だけを画像としてExcelに載せたい場合は、スクリーンショットを使用すると簡単です。
目的に合わせて、
PDFそのものを入れる → オブジェクト
PDFの見た目を画像として入れる → スクリーンショット
と使い分けてください。
