ファクス宛先表ツールの使い方｜インストール・宛先登録・FAX送信まで解説
富士フイルムビジネスイノベーション（旧・富士ゼロックス）の複合機では、パソコンから直接FAXを送信する「ダイレクトファクス」が利用できます。
送信先が多い場合に便利なのが、**「ファクス宛先表ツール」**です。
あらかじめ会社名やFAX番号などを登録して宛先表を作成しておけば、FAXを送るたびに番号を入力する必要がありません。
この記事では、
- ファクス宛先表ツールとは
- ダウンロード・インストール方法
- 宛先の登録方法
- 宛先表の保存
- ダイレクトファクスでの使用方法
- 旧機種と現在の機種の違い
について解説します。
この記事は以前、富士ゼロックス時代の複合機を使用して作成したものですが、ファクス宛先表ツール自体は現在も提供されています。
古い複合機を使用している場合にも参考になるよう、旧環境についても残して説明します。
ファクス宛先表ツールとは？
「ファクス宛先表ツール」は、パソコンからFAXを送信する「ダイレクトファクス」で使用する宛先表を作成・編集するためのツールです。
会社名や担当者名、FAX番号などを登録しておけば、FAX送信時に宛先表から送信先を選択できます。
現在も富士フイルムビジネスイノベーションから無償で提供されています。
現行のApeosシリーズを含む多数の機種に対応しており、Windows 11対応版も提供されています。
また、作成した宛先表ファイルを共有フォルダーなどに保存し、複数のパソコンから利用することもできます。
まず使用している複合機の機種を確認する
ファクス宛先表ツールをダウンロードする前に、使用している複合機の機種名・型番を確認してください。
機種によって対応するファクスドライバーやユーティリティが異なるためです。
以前のこの記事では「DocuCentre-IV C2271」を例にしていましたが、現在はApeosシリーズなど新しい機種も販売されています。
古い機種を使用している場合も、富士フイルムビジネスイノベーションのサポートページから機種を検索して、提供されているソフトウェアを確認してください。
ファクス宛先表ツールをダウンロードする
富士フイルムビジネスイノベーションの公式サポートページを開き、使用している複合機を検索します。
対象機種の「ダウンロード」または「ユーティリティ」から、
「ファクス宛先表ツール」
を探します。
現在も公式サイトから無償でダウンロードできます。
富士フイルムビジネスイノベーション「ファックス宛先表ツール」
古い「富士ゼロックス」のURLには注意
以前は「富士ゼロックス」のWebサイトからダウンロードしていましたが、現在の社名は富士フイルムビジネスイノベーション株式会社です。
そのため、古い記事などに掲載されている「fujixerox.co.jp」のダウンロードURLではなく、現在の公式サポートページから使用機種を検索することをおすすめします。
ファクス宛先表ツールをインストールする
ダウンロードしたファイルを実行します。
使用許諾条件を確認して同意するとファイルが展開されます。
展開されたフォルダーを開き、
「setup.exe」
を実行します。
セットアップウィザードが表示されたら、画面の指示に従ってインストールします。
現在の公式手順でも、
ダウンロード → 使用許諾条件に同意 → ファイルを展開 → setup.exeを実行
という流れになっています。
インストールが完了したら「ファクス宛先表ツール」を起動します。
宛先を新しく登録する
ここから宛先表を作成します。
ファクス宛先表ツールを起動し、新しい宛先表を作成します。
旧バージョンでは、
「個人データの新規登録」
からFAXの送信先を登録できました。
会社名や名前、FAX番号など、必要な情報を入力して登録します。
ツールのバージョンによって画面や項目名が異なる場合がありますが、基本的には送信先情報を登録して宛先表として保存するという仕組みです。
FAX番号は実際の画面に従って入力する
旧記事では「FAX番号にハイフンを入れない」と案内していました。
しかし、現在は使用しているファクスドライバーや機種によって入力仕様が異なる可能性があるため、この記事では一律に「ハイフン禁止」とはしません。
使用しているツール・ドライバーの入力画面やマニュアルに従ってFAX番号を登録してください。
宛先表を保存する
必要な宛先を登録したら、
「ファイル」→「名前を付けて保存」
などから宛先表を保存します。
旧環境では、作成した宛先表は、
.fxt
というファイル形式で保存されます。
この「.fxt」は古い形式というだけではなく、現在の公式情報でも使用されている宛先表形式です。
一方、現在の環境では機種やドライバーによって、
.fxt2
形式の宛先表を使用する場合もあります。
そのため、「必ずfxtになる」と考えるのではなく、使用している機種・ファクスドライバーに対応した形式を使用してください。
作成した宛先表からFAXを送信する
作成した宛先表は、パソコンからダイレクトファクスを送信するときに使用します。
ExcelやWordなどでFAX送信したい文書を開き、印刷画面から使用している複合機のファクスドライバーを選択します。
FAXの送信画面が表示されたら、宛先表を参照します。
旧環境では、
「宛先表を参照して追加」
から作成した「.fxt」ファイルを選択します。
宛先表に登録されている送信先が表示されたら、FAXを送りたい相手を選択して宛先に追加します。
宛先とFAX番号に間違いがないことを確認してから送信します。
現在の環境でも、ファクス宛先表ツールで作成した宛先表を参照して、パソコンからダイレクトファクスを送信できます。
現在は複合機本体のアドレス帳を利用できる場合もある
現在は、ファクス宛先表ツールで一件ずつ宛先を作成する方法だけではありません。
対応機種では、複合機本体に登録されているアドレス帳をパソコンから参照する方法もあります。
また、複合機のアドレス帳をCSVファイルとしてエクスポートし、ファクス宛先表ツールへ取り込む方法も公式に案内されています。
すでに複合機本体に多くのFAX番号を登録している場合は、一から同じ宛先を入力する前に、本体のアドレス帳を利用できないか確認してみてください。
Excelで作成した宛先一覧を取り込むこともできる
送信先が大量にある場合は、一件ずつ手入力する以外に、Excelで管理している宛先データを利用する方法もあります。
現在の公式手順では、Excelの宛先データをCSV形式で保存し、「ファクス宛先表ツール」に読み込んで宛先表を作成する方法が案内されています。
例えば、
会社名・名前・FAX番号
などをExcelで整理している場合に便利です。
ただし、CSVの項目や読み込み設定が必要になるため、公式手順を確認しながら設定してください。
旧機種を使用している場合
DocuCentre-IVなど、富士ゼロックス時代の複合機を現在も使用している企業もあると思います。
この記事を最初に作成した際は、DocuCentre-IV C2271とWindows 10環境を例にしていました。
当時の基本的な流れは、
1．ファクス宛先表ツールをインストール
2．「個人データの新規登録」から宛先を登録
3．宛先表を.fxt形式で保存
4．FAX送信時に「宛先表を参照して追加」
5．送信先を選択してFAXを送信
というものでした。
現在もファクス宛先表ツール自体は提供されていますが、機種・Windows・ファクスドライバーのバージョンによって画面や操作方法が異なります。
そのため、旧機種ではこの流れを参考にしつつ、使用している機種の公式サポート情報も確認してください。
宛先表を使うメリット
FAXを頻繁に送信する場合、毎回FAX番号を手入力すると手間がかかるだけでなく、番号の入力間違いにも注意する必要があります。
ファクス宛先表ツールを利用すれば、登録済みの宛先から送信先を選択できます。
特に、
同じ取引先へ繰り返しFAXする
送信先が多い
複数のパソコンで宛先表を共有したい
といった環境では便利です。
ただし、宛先表に登録されている情報が古くなっている可能性もあるため、FAX送信前には送信先を確認してください。
まとめ
「ファクス宛先表ツール」は、富士ゼロックス時代だけの古いソフトではなく、現在も富士フイルムビジネスイノベーションから提供されています。
基本的な使い方は、
ファクス宛先表ツールをインストール
→ 宛先を登録
→ 宛先表を保存
→ ダイレクトファクスの送信画面から宛先表を参照
→ 送信先を選択してFAX送信
という流れです。
旧機種では「.fxt」、現在の環境では「.fxt2」が使われる場合もあるため、使用している複合機とファクスドライバーに合わせて設定してください。
また、現在は複合機本体のアドレス帳やExcelで作成した宛先データを利用する方法もあります。
宛先が多い場合は、手入力する前にこれらの方法も確認してみてください。
